Reservas de transporte por WhatsApp

Reservas a cualquier hora, sin teclear cada dato de nuevo

Las empresas VTC y de traslados con precio cerrado (aeropuerto, ciudad a ciudad, eventos) reciben reservas por WhatsApp a todas horas. Alguien tiene que preguntar origen, destino, hora y pasajeros, pedir los datos del cliente, comprobar que hay hueco, dar el precio y pasarlo todo a la central. Es un trabajo repetitivo. Fuera de horario se pierden reservas, y al copiar a mano se cuelan errores de transcripción.

Este asistente se encarga de esa primera conversación. El cliente escribe con sus palabras, el asistente pregunta lo que falte, calcula el precio de la zona o ruta configurada y pide confirmación con un SÍ o un NO. Después registra la reserva.

Estado actual: piloto en marcha con central simulada

El asistente funciona hoy en un piloto con un cliente del sector transporte VTC. Las reservas confirmadas se envían a una réplica simulada del sistema de la central, no a la central real. Dar ese paso se decide más adelante, una vez que el ensayo dé buen resultado. Por eso no publicamos cifras de reservas ni de conversión: todavía no hay reservas reales que medir.

La conexión actual está hecha contra la API de una central concreta (e-VTC). Con otra central habría que desarrollar esa parte.

Qué hace el asistente

• Conversa en lenguaje natural por WhatsApp (también está probado en Telegram), pide los datos que faltan y no inventa la hora si el cliente no la da.
• Da un presupuesto cerrado según la zona o la ruta y espera la confirmación SÍ o NO.
• Gestiona ida y vuelta: aplica el precio doble y comprueba la disponibilidad del regreso.
• Cancela reservas, siempre con confirmación previa.
• Da de alta al cliente (nombre, documento y email) y lo reconoce después por su teléfono. El documento se muestra ofuscado, solo con los tres últimos caracteres.
• Valida el documento de verdad: DNI con su letra de control, NIE, CIF y pasaporte español. La batería de pruebas tiene 20 casos y 105 comprobaciones, todas superadas.
• Comprueba que el número de vuelo tenga un formato real, por ejemplo IB3172.

Reglas de negocio que aplica

Hay reglas que el asistente no negocia con el cliente: antelación mínima de 24 horas, un margen de 2 horas hacia delante y hacia atrás para detectar solapes con otras reservas, y un máximo de 4 pasajeros. Las direcciones se comprueban contra las zonas atendidas y se rechazan los municipios limítrofes que quedan fuera. En las pruebas se verificaron 31 direcciones.

Precios, textos y umbrales viven en la configuración, no en el código. Cambiar una tarifa, una zona o el texto de un mensaje no requiere programar nada.

Cómo está montado

El flujo corre en n8n, con un workflow de 63 nodos. Supabase guarda la configuración, las reservas y las sesiones. Un modelo Gemini, a través de LiteLLM, extrae del mensaje los datos de la reserva. Nominatim (OpenStreetMap) comprueba las direcciones y Redis guarda el token de acceso a la API de la central. Evolution API conecta el número de WhatsApp. Todo se ejecuta en un servidor de HorkIA con Docker, y Grafana muestra métricas y alertas sin datos personales.

Operación y canal de WhatsApp

El asistente solo responde: no escribe a nadie en frío. Contesta con un ritmo parecido al humano, varía la redacción de cada mensaje, saluda según la hora, usa un número dedicado y no marca los mensajes como leídos. Cada 5 minutos se comprueba que WhatsApp sigue conectado, y si falla se avisa al operador por Telegram. Ante un fallo técnico, el asistente deriva la conversación a una persona y nunca rellena con datos inventados.

El canal actual usa Evolution API, que no es la vía oficial de WhatsApp. Eso implica riesgo de bloqueo del número, y en las pruebas hubo uno. Para producción recomendamos la Cloud API oficial; existe una guía de migración preparada. También estamos desarrollando un panel para que cada cliente vincule su número escaneando un QR y vea solo su propia instancia.

Privacidad y seguridad

• El webhook está protegido con un secreto: sin él, la petición se rechaza con un 403.
• Las conversaciones están aisladas por teléfono, y se probó con peticiones simultáneas.
• Una conversación caduca a las 24 horas. Los datos personales de la sesión se borran al confirmar o cancelar la reserva.
• Cada día a las 04:00 se purgan las sesiones completadas o canceladas con más de 30 días. Las derivadas a una persona no se purgan.
• Los datos del cliente final (nombre, documento, email) se guardan en una base de datos Supabase en la nube. La región de ese proyecto y el plazo de retención de esos datos no están documentados todavía, así que no afirmamos dónde residen físicamente.
• El pago se hace siempre en el vehículo. El asistente no maneja datos de tarjeta.

Límites

• Es un piloto: las reservas van a una central simulada, no a la real.
• La integración sirve para una API concreta de central. Otras centrales requieren desarrollo.
• El canal actual de WhatsApp no es el oficial y puede bloquearse.
• Solo atiende las zonas y rutas que se hayan configurado, con un máximo de 4 pasajeros.
• No cobra: no hay pasarela de pago.
• La geocodificación usa el servicio público de Nominatim.
• Aún no hay un tope de repreguntas cuando falla la identificación del cliente. Derivar a una persona tras varios intentos está pendiente de decidir.
• No tenemos métricas de reservas reales, de conversión ni de tiempo ahorrado.

Para quién tiene sentido

Empresas VTC, taxis con tarifa cerrada, traslados a aeropuerto o a eventos y transporte discrecional con zonas y precios fijos. Si tu operación encaja, lo siguiente es un piloto. Para citas de otro tipo de negocio (clínicas, talleres, centros de belleza) mira el servicio de citas por WhatsApp.

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