Lectura automática de facturas recibidas

De la factura en el correo a la fila en tu Registro

Las facturas de proveedor llegan por correo en PDF, en foto o en Excel. Alguien las abre, teclea proveedor, CIF, número, base, IVA y total, las archiva y se las pasa al contable. Es lento, y es fácil equivocarse o duplicar una factura.

Este servicio automatiza ese circuito para facturas recibidas. Funciona en un cliente del sector distribución, con un volumen de cientos de facturas al mes y un programa contable (hoy Sage 50). La administración solo revisa las excepciones.

El recorrido de cada factura

1. El correo llega al buzón de Gmail y se guarda una copia en la carpeta Pendientes de Drive.
2. El sistema lee la factura y valida los datos.
3. Los datos se anotan en un Registro de Google Sheets, una fila por factura (un PDF con varias facturas genera varias filas).
4. El archivo se guarda en Drive ordenado por año, mes y día de emisión.
5. Se genera cada día un fichero para Sage 50.
6. El correo se etiqueta como Procesado o En Revisión.
7. Cada hora llega un único aviso con el motivo de cada duda, el PDF y el enlace a la fila.

El sistema revisa el buzón cada 15 minutos en horario laboral (de lunes a viernes, de 8 a 19 h) y cada 2 horas por la noche y en fin de semana.

Lectura en cascada: lo barato primero, la IA después

La lectura va por niveles. Primero un filtro por remitente y asunto, después el texto del PDF, luego reglas para reconocer NIF, importes y fechas y normalizarlos. Una puerta comprueba que estén los 6 campos obligatorios. Solo si falta algo se recurre a la IA (Gemini), que extrae los datos y, si hace falta, mira el documento como imagen. Cada fila guarda por qué vía se leyó: local, IA o mixta.

Validación y revisión

Cada factura se comprueba antes de entrar en el Registro. Base más IVA menos retención tiene que dar el total, con tolerancia de céntimos. Se admiten varios tipos de IVA, facturas exentas y retención de IRPF. Se valida el CIF, el formato del número según el proveedor, que el total aparezca escrito en el documento y que no sea un duplicado (mismo CIF y mismo número). Si el sistema repara un dato, solo lo hace cuando el propio documento lo respalda, y lo deja anotado.

Cada factura recibe una confianza de 0 a 100. Baja 15 puntos si intervino la IA, 10 si hubo reparación, 15 por cada campo que falta y 40 si no cuadra. Por debajo de 75 va a revisión. Van siempre a revisión las rectificativas y los abonos, los recibos de banco, los pedidos y albaranes, los tickets, las facturas sin CIF o sin número, las que no cuadran y las que tienen como emisor a la propia empresa.

Qué precisión tiene

Medimos el sistema sobre 151 facturas reales de un trimestre, contrastadas una a una con el libro de IVA del cliente (revisión entre el 23 de septiembre y el 9 de octubre de 2026). Resultados:

• Importes exactos: 142 de 151 (94 %).
• CIF correcto: 147 de 151 (97 %).
• Errores de importe sin aviso: 3 de 151. De los 9 importes que no coincidían, 6 ya iban marcados para revisión.

Damos siempre las dos cifras juntas, la de acierto y la de errores sin aviso, porque la segunda es la que más importa a quien lleva la contabilidad. Además, una suite de 22 documentos con resultado conocido se supera al 100 %. Son pruebas de un cliente concreto y no garantizan la misma cifra en otro.

Sobre el coste, una estimación interna para 900 facturas al mes sitúa el gasto de IA entre 0 y 2 euros mensuales, usando la cuota gratuita de Gemini. Es un coste de operación nuestro, no un precio. Tampoco publicamos horas ahorradas: la estimación que manejamos (unos 4 minutos por factura) es un supuesto ajustable, no una medición.

Configuración sin programar

Los destinatarios de los avisos, los horarios, los remitentes admitidos y las tolerancias se cambian en una hoja de configuración aparte. Hay reglas por proveedor (cuenta contable, porcentaje de IVA deducible, libro de IVA, inmovilizado, retención) y excepciones, como gasolina o comidas, que se pueden aceptar o mandar a revisión. Un maestro de CIF a razón social unifica los nombres. Hay un entorno de pruebas separado del real, y las correcciones que haces en el Registro se reconcilian en menos de 15 minutos. Cada cliente tiene su propia instalación, sin mezcla de datos con otros.

Datos y privacidad

• Los datos viven en la cuenta de Google del cliente (Gmail, Drive y Sheets), con credenciales revocables.
• El servidor de HorkIA procesa en memoria y solo conserva, durante un tiempo limitado, un registro técnico de cada ejecución, sin el PDF.
• Cuando hace falta IA, el documento se envía a la API de Google Gemini, con claves de HorkIA. Se puede forzar el funcionamiento sin IA (lo que no se lea en local irá a revisión) o contratar una modalidad empresarial.

Límites

• No es un programa de contabilidad ni sustituye al contable. No contabiliza por su cuenta y no es infalible: lo ilegible va a revisión.
• Solo procesa facturas recibidas. No emite facturas ni recordatorios de cobro.
• El fichero contable existe para Sage 50. Sage 200 no está hecho y Holded está en diseño. La cuenta contable y el IVA deducible aún no viajan en el fichero de Sage; se quedan en el Registro.
• Siguen en desarrollo y no los ofrecemos todavía: la conformidad previa a contabilizar, varias sociedades o centros de coste y el alta automática de proveedores nuevos.
• La aplicación de Google funciona en modo pruebas, por lo que hay que renovar el permiso cada cierto tiempo. Publicarla está pendiente. En ráfagas se pueden alcanzar las cuotas de la capa gratuita.
• El fichero contable no se regenera al instante tras corregir una fila.
• El diagrama muestra el diseño. En una medición de agosto, el texto local de los PDFs nativos salía vacío y la mayoría de documentos se leía con IA. Está pendiente de volver a medir, así que no damos un porcentaje de facturas leídas sin IA.

Si emites facturas en lugar de recibirlas

Ese es otro circuito. En la página de facturación automática explicamos qué tenemos y qué no. Para extraer datos de otros tipos de documento, consulta la extracción de datos de documentos.

Preguntas frecuentes