Automatizamos tareas de oficina en empresas de Bilbao: facturas que llegan por correo, preguntas repetidas de clientes, documentos desordenados. Proyectos acotados, con alcance y coste por escrito antes de empezar.
En Bilbao hay talleres y fábricas en Zorrotzaurre y en la margen izquierda, consultorías y asesorías en torno a Gran Vía y Abando, clínicas en todos los barrios y una hostelería con mucho movimiento en el Casco Viejo. Cada sector tiene su forma de trabajar, pero las tareas que más tiempo se comen se repiten: teclear facturas de proveedores, contestar las mismas preguntas una y otra vez, buscar un documento que nadie sabe dónde quedó.
Nuestro trabajo consiste en elegir una de esas tareas, automatizarla sobre las herramientas que ya usáis y dejar a una persona las decisiones que importan. Cuando la primera funciona, se pasa a la siguiente.
Una empresa industrial que recibe facturas de muchos proveedores por correo puede dejar de pasarlas a mano. El sistema revisa el buzón cada quince minutos en horario laboral, lee cada factura, la apunta en un registro en Google Sheets y guarda el PDF en Drive. Al final del día prepara un fichero para importar en Sage 50.
Una asesoría de la zona de Gran Vía puede poner en su web un chatbot que conteste dudas generales con lo que la propia web publica: servicios, documentación que hay que aportar, horarios. Si la consulta necesita a un asesor, el chatbot la pasa por WhatsApp o por email. No guarda las conversaciones.
Una clínica de Deusto con muchas carpetas compartidas puede usar FileSync para encontrar documentos y proponer un orden. El programa funciona en el propio ordenador, con Windows, y no mueve ni borra nada hasta que alguien lo aprueba.
Un restaurante del Casco Viejo que recibe reservas por WhatsApp puede recogerlas de forma automática en un calendario compartido. Así no dependen del móvil de una sola persona y el equipo ve de un vistazo qué mesas están comprometidas.
Trabajamos en remoto, y en persona si hace falta. Los pasos suelen ser estos:
No damos cifras de ahorro antes de ver el proceso. El plazo y el coste dependen de cada caso y van en la propuesta.
Cuéntanos qué tarea os quita más tiempo. En una primera conversación vemos si tiene sentido automatizarla y por dónde empezaríamos.
Solicitar auditoría gratuita en BilbaoTrabajamos desde Bizkaia, así que podemos reunirnos en persona cuando el proyecto lo pide. Casi todo el trabajo, de todos modos, se hace en remoto sobre vuestras herramientas.