Automatizamos tareas de oficina en pymes de Burgos. Empezamos por una tarea concreta y la dejamos funcionando sobre las herramientas que ya usáis.
En Burgos conviven la hostelería que vive del Camino de Santiago y de las visitas a la catedral, la industria alimentaria de la provincia y muchas empresas pequeñas de servicios. Cambia el sector, pero el trabajo de oficina se parece bastante: correos que hay que leer y repartir, facturas de proveedores que alguien teclea a mano, preguntas de clientes que llegan una y otra vez.
Ahí es donde solemos empezar. No proponemos cambiar de programa de gestión ni montar un proyecto largo. Elegimos una tarea que hoy hace una persona a mano, la automatizamos y, cuando funciona bien, pasamos a la siguiente.
En un hotel del centro, buena parte de los mensajes son dudas que ya están resueltas en la web: horarios de recepción, aparcamiento, si se admiten mascotas. Un chatbot puede contestarlas con el contenido público del propio hotel y pasar a recepción lo que necesite a una persona.
Cuando las reservas llegan por WhatsApp al móvil de una sola persona, se pierden mensajes. Se pueden recoger de forma automática y pasarlas a un calendario compartido, de modo que cualquiera del equipo vea qué mesas hay comprometidas.
Una empresa que recibe muchas facturas de proveedores por correo puede dejar de teclearlas. El sistema revisa el buzón, lee cada factura, la apunta en un registro y guarda el PDF ordenado. Administración revisa lo que queda marcado como dudoso.
El trabajo con empresas de Burgos se hace en remoto, por teléfono y videollamada. El orden suele ser este:
No damos plazos ni ahorros antes de conocer el proceso. Dependen de cada caso, y los ponemos por escrito en la propuesta.
Cada pieza tiene sus límites y preferimos contarlos desde el principio. El chatbot solo funciona en webs hechas con WordPress y no reserva mesas ni habitaciones: contesta y deriva. La lectura de facturas trata solo facturas recibidas y hoy trabaja con Gmail. Si vuestra contabilidad está en un programa distinto de Sage 50, hay que estudiarlo antes.
Tampoco hace falta automatizarlo todo. En muchas empresas pequeñas de Burgos basta con quitar una tarea muy concreta, como pasar facturas a mano o responder siempre las mismas preguntas, para que la oficina respire. Si al hablarlo vemos que no compensa, os lo diremos.
Cuéntanos qué tarea quieres quitarte de encima y te diremos si merece la pena automatizarla.
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