En una gestoría, el cuello de botella no suele ser la falta de conocimiento técnico. Es el tiempo que se pierde clasificando emails, extrayendo datos de documentos escaneados y recordando a los clientes que les falta un papel.
Horkia automatiza esas tareas repetitivas para que tu equipo técnico se dedique a lo que realmente aporta valor: asesorar a los clientes.
El problema: Cada mañana, alguien del equipo dedica la primera hora a abrir emails, identificar qué necesita respuesta urgente y redistribuir el trabajo. Muchos son consultas similares que se responden siempre igual.
La solución: El sistema clasifica automáticamente los emails entrantes por tipo (consulta fiscal, documentación pendiente, urgencia), prioriza los que necesitan respuesta inmediata y prepara borradores de respuesta para las consultas habituales.
El resultado: La primera hora de la mañana se dedica a trabajos de valor en lugar de triar correos. Respuestas más rápidas a los clientes.
El problema: Un cliente envía 20 facturas escaneadas. Alguien tiene que abrir cada una, leer los datos manualmente y volcarlos al sistema contable. Es trabajo mecánico, propenso a errores y que nadie quiere hacer.
La solución: El sistema lee automáticamente las facturas (tanto escaneadas como digitales), extrae los datos relevantes (fecha, importe, CIF, concepto) y los estructura para importar directamente a tu software de contabilidad.
El resultado: De 30 minutos a 2 minutos por lote de facturas. Menos errores de transcripción. Personal liberado para tareas cualificadas.
El problema: Los clientes olvidan enviar documentación, se pasan de plazo para declaraciones y luego llaman preocupados. El equipo pierde tiempo recordándoles una y otra vez lo mismo.
La solución: El sistema envía recordatorios automáticos personalizados antes de los plazos críticos, solicita documentación pendiente de forma educada y responde automáticamente a las consultas más frecuentes.
El resultado: Menos llamadas de clientes preocupados. Documentación recibida a tiempo. Clientes que sienten que su gestoría está pendiente de ellos.
Sí, si se hace correctamente. Desplegamos todo en servidores europeos, nunca en nubes norteamericanas. Firmamos el contrato de encargo de tratamiento que exige el RGPD. Tus datos no se usan para entrenar modelos públicos. La seguridad es igual o mayor que la de tu sistema actual: el acceso está restringido, auditado y cifrado.
Conectamos con los principales programas de contabilidad del mercado español. Si usas un software específico o antiguo, evaluamos las opciones en la auditoría inicial. Normalmente podemos integrarnos mediante importación/exportación de archivos estandarizados si no hay API disponible.
Nuestros sistemas no preparan declaraciones automáticamente sin supervisión humana. Lo que hacen es extraer datos, clasificar información y preparar borradores. El técnico siempre revisa antes de presentar nada. La responsabilidad final sigue siendo de la gestoría, como hasta ahora, pero con mucho menos trabajo mecánico.
Un sistema de triaje de email puede estar funcionando en una semana. La extracción automática de datos de facturas requiere entre dos y cuatro semanas para ajustar el sistema a los formatos que recibes. Siempre hacemos pruebas paralelas primero para asegurar que todo funciona correctamente antes de ponerlo en producción.
Entendemos la sensibilidad de los datos de tus clientes. La auditoría es gratuita, sin compromiso y bajo estricta confidencialidad.
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