Cómo pueden usar la IA las pymes del País Vasco: por dónde empezar

En HorkIA desarrollamos software desde 2006 y trabajamos con inteligencia artificial desde 2016, con sede en Getxo. Esta guía recoge lo que solemos recomendar a una pyme que quiere empezar. Los ejemplos de cada sector son situaciones típicas, no casos de clientes concretos, salvo donde lo indicamos.

El punto de partida en una pyme vasca

El tejido empresarial vasco mezla industria, servicios profesionales y comercio de proximidad. En casi todas las empresas encontramos el mismo patrón: personas cualificadas dedicando una parte de su jornada a teclear datos, buscar documentos o contestar las mismas preguntas. Ahí es donde la IA aporta primero, mucho antes que en proyectos ambiciosos de análisis o predicción.

Qué automatizar primero según el sector

Industria y talleres

Preparar un presupuesto a partir de un plano o de una petición por correo lleva tiempo, porque hay que buscar materiales, tiempos de máquina y presupuestos anteriores parecidos. La IA puede extraer los datos de la petición y localizar trabajos similares para que el técnico parta de un borrador. El precio final lo sigue decidiendo una persona, porque depende de criterio y de la relación con el cliente. Ver extracción de datos de documentos.

Clínicas y consultas

El teléfono es el cuello de botella habitual. La gestión de citas por WhatsApp con recordatorios descarga a recepción, siempre que se conecte con la agenda real y se respete el RGPD, que trata los datos de salud con especial protección.

Gestorías, asesorías y despachos

Aquí pesan los documentos: facturas, escrituras, contratos. Un caso real que tenemos en uso es la lectura de facturas recibidas en un cliente del sector distribución. Medida sobre 151 facturas reales de un trimestre, acertó el importe exacto en 142 (94 %) y el CIF en 147 (97 %). Dejó pasar 3 errores de importe sin aviso, y por eso lo dudoso va siempre a revisión. Para consultar archivos sin subirlos a la nube, FileSync busca en discos y carpetas del propio equipo.

Comercio y hostelería

Las consultas repetidas y las reseñas en internet consumen tiempo del dueño. Un chatbot con la información del negocio y un sistema de gestión de reseñas que proponga respuestas para revisar suelen ser el primer paso.

Servicios técnicos y empresas con web propia

Una empresa que mantiene varias webs WordPress, propias o de clientes, dedica horas a revisar actualizaciones, caídas y ataques. En nuestra propia infraestructura vigilamos 83 WordPress repartidos en 3 servidores, con infecciones casi diarias, y de ahí sale el servicio de vigilancia de servidores WordPress. Hay una regla que vale para cualquier automatización: ninguna acción de limpieza se ejecuta sin evidencia previa y sin posibilidad de vuelta atrás.

Paso a paso para empezar

1. Haz una lista de las tareas repetitivas de la semana y quién las hace.
2. Cronometra durante una semana normal las tres que más tiempo consumen.
3. Elige una con volumen suficiente y un formato estable.
4. Pide una prueba con tus documentos reales, incluidos los casos raros.
5. Nombra a la persona que revisará lo que el sistema marque como dudoso.
6. Mide durante unas semanas y compara con el tiempo de partida antes de ampliar.

Errores comunes

• Empezar por el proyecto más vistoso en lugar del que más horas consume.
• Automatizar un proceso que cada persona hace a su manera. Primero hay que acordar cómo se hace.
• Comprar una herramienta genérica y esperar que se adapte sola a tu forma de trabajar.
• No medir el punto de partida, con lo que después es imposible saber si ha compensado.
• Dejar que la IA actúe sin revisión en tareas con dinero o con clientes de por medio.

Límites que conviene conocer

La IA comete errores, y un buen sistema se diseña para detectarlos: valida lo que lee, marca lo dudoso y deja registro. Si trabajas con documentos o clientes en euskera, pruébalo con textos reales antes de decidir, porque el rendimiento de los modelos no es igual en todos los idiomas.

Tampoco todo compensa. Con poco volumen, el coste de implantar y mantener una automatización puede superar el ahorro. Antes de invertir, consulta también con tu gestoría si hay ayudas públicas a la digitalización vigentes para tu empresa.

Cómo es un primer proyecto con nosotros

Empezamos con una reunión, gratuita, en la que nos cuentas cómo trabajáis y qué tareas os quitan más tiempo. Si tiene sentido, hacemos una auditoría, también gratuita, en la que revisamos el proceso elegido con ejemplos reales y te decimos qué se puede automatizar, qué no y qué habría que ordenar antes.

Si decides seguir, montamos una primera versión limitada y la probamos con tus documentos. Durante la prueba, el sistema trabaja en paralelo con tu equipo y nadie deja de hacer la tarea como siempre hasta comparar resultados. Cuando los datos son buenos, se pasa a producción con una persona de tu empresa encargada de revisar lo dudoso.

Estamos en Getxo, así que podemos reunirnos en persona con empresas de Bizkaia y del resto de Euskadi cuando el proyecto lo pide. El resto del trabajo se hace en remoto.

Con qué tecnología trabajamos

En proyectos reales usamos n8n y Python para conectar programas, modelos como GPT-4o, Gemini o los que ofrece Groq según el coste y la tarea, LangChain y Vertex AI cuando el proyecto lo pide, e integraciones con Microsoft 365 y Gmail. La elección depende del proceso de cada empresa y no de una preferencia nuestra.

Preguntas frecuentes

¿Es la IA solo para empresas grandes?

No. Una pyme con tareas repetitivas y volumen suficiente puede automatizar una parte con un coste ajustado. Lo importante es elegir bien el primer proceso y medir el resultado.

¿Qué proceso conviene automatizar primero?

El que más horas consume y tiene un formato estable. En muchas empresas es la lectura de documentos, la gestión de citas o la clasificación del correo.

¿Mis datos salen de la empresa?

Depende de la solución. Hay sistemas que procesan los datos en la cuenta de Google o Microsoft del propio cliente y herramientas que funcionan solo en local, como FileSync. Conviene preguntarlo antes de contratar.

¿Cuánto cuesta la primera consulta con HorkIA?

La auditoría y la primera reunión son gratuitas. Sirven para ver qué procesos tiene sentido automatizar y cuáles no.