Facturación Electrónica 2026: Todo lo que tu empresa necesita saber

Cuando un gerente pregunta por la factura electrónica suele estar mezclando dos obligaciones distintas. Una afecta al programa con el que emites las facturas. La otra, al formato en que se las mandas a otras empresas. Tienen calendarios diferentes, que además se han movido varias veces, y conviene separarlas antes de tomar decisiones.

Esta guía no sustituye a tu asesor fiscal. Para cualquier decisión concreta, contrasta con él y con la información oficial de la Agencia Tributaria o de tu Hacienda foral.

Dos normas que se suelen confundir

Verifactu: el programa con el que facturas

La Ley Antifraude de 2021 y su reglamento de sistemas informáticos de facturación fijan requisitos para el software que emite facturas. Cada factura genera un registro que no se puede alterar sin dejar rastro, encadenado con el anterior mediante una huella digital, y la factura lleva un código QR que permite cotejarla con Hacienda. El programa puede enviar esos registros a la AEAT en el momento (modalidad VERI*FACTU) o guardarlos con garantías adicionales para entregarlos si se los piden.

En la práctica, esto afecta sobre todo a quien factura con un programa: tiene que estar adaptado, y el fabricante debe declarar que cumple. Si facturas con una hoja de cálculo o un procesador de textos, ese método no encaja bien con estas exigencias y lo sensato es planificar el cambio.

Factura electrónica entre empresas: el formato con el que intercambias

La Ley Crea y Crece de 2022 obliga a que las facturas entre empresas y autónomos se emitan y se reciban en formato electrónico estructurado, es decir, como un fichero que un programa puede leer campo a campo. Un PDF enviado por correo es una factura válida hoy, pero no es una factura electrónica estructurada en el sentido de esta ley. La obligación se aplicará primero a las empresas grandes y después al resto, y también exigirá informar del estado de pago de las facturas.

Facturae es el formato que ya se usa para facturar a las administraciones públicas a través de FACe. Para las facturas entre empresas, el formato concreto y la plataforma de intercambio dependen del desarrollo reglamentario, así que conviene no comprar nada que solo sepa hacer un formato cerrado.

Si tu empresa está en el País Vasco

En Bizkaia, Gipuzkoa y Araba el sistema equivalente a Verifactu es TicketBAI (en Bizkaia, dentro del programa Batuz), con sus propios plazos y requisitos fijados por cada diputación foral. La factura electrónica entre empresas es una obligación distinta y hay que seguirla por separado.

Por qué no damos fechas en esta guía

Los plazos de Verifactu se han aplazado más de una vez, y la obligación de factura electrónica entre empresas depende de que se complete su desarrollo reglamentario. Cualquier fecha que pongamos aquí puede quedar desfasada en semanas. Consulta el calendario vigente en la web de la AEAT o, si estás en territorio foral, en la de tu diputación, y pide a tu asesor que te confirme cuál aplica a tu empresa según su tamaño y su forma jurídica.

Qué puedes hacer ya

1. Haz inventario de cómo facturas

Apunta con qué programa se emiten las facturas, quién las hace, cuántas salen al mes y por qué vías se envían. Haz lo mismo con las facturas recibidas: por dónde llegan, quién las teclea y cómo llegan al contable.

2. Pregunta a tu proveedor de software

Pídele por escrito si su programa está adaptado a Verifactu o a TicketBAI, cómo lo acredita y qué formatos de factura electrónica estructurada exporta. Si la respuesta es vaga, empieza a mirar alternativas con calma.

3. Ordena los datos maestros

Una factura electrónica estructurada no perdona un CIF mal escrito o una dirección incompleta. Revisa la ficha de tus clientes y proveedores, las series de facturación y los tipos de IVA que usas.

4. Revisa el circuito de facturas recibidas

Mientras llega la obligación, seguirás recibiendo facturas en PDF, en foto o en Excel. Ese es el punto donde más horas se pierden tecleando y donde hoy ya se puede automatizar con buenos resultados.

Situaciones típicas

Facturas hechas en Word o Excel

Es habitual en autónomos y empresas pequeñas. Cada factura se hace copiando la anterior, la numeración se lleva a mano y el contable recibe un PDF. Con las nuevas exigencias, revisa con tu asesor si te sigue sirviendo. En la mayoría de los casos, pasar a un programa de facturación adaptado es la decisión más sensata.

Un programa antiguo instalado en un solo ordenador

Funciona, la gente lo conoce y nadie quiere tocarlo. Lo primero es saber si el fabricante va a sacar una versión adaptada y en qué condiciones. Si no la va a sacar, conviene planificar la migración de clientes, artículos e históricos con tiempo.

Facturas recibidas: lo que ya se puede automatizar

En HorkIA tenemos en uso en un cliente del sector distribución un sistema de lectura automática de facturas recibidas. Las facturas llegan a un buzón de Gmail y el sistema extrae proveedor, CIF, número, base, IVA y total. Después comprueba que las cuentas cuadran y que no hay duplicados, anota cada factura en un registro de Google Sheets, archiva el PDF en Drive y genera cada día un fichero para Sage 50. Lo dudoso va a revisión con el motivo indicado.

Medimos el sistema sobre 151 facturas reales de un trimestre, contrastadas una a una con el libro de IVA del cliente: 142 importes exactos (94 %), 147 CIF correctos (97 %) y 3 errores de importe sin aviso. Son cifras de un cliente concreto y no garantizan lo mismo en otro. Este sistema lee facturas recibidas; no emite facturas ni sustituye a tu programa de facturación adaptado a Verifactu o TicketBAI.

Errores comunes

• Esperar a la última fecha. Cambiar de programa de facturación lleva semanas entre migración, pruebas y formación. Hacerlo con prisa sale caro.
• Dar por hecho que un PDF basta para todo. Hoy vale entre empresas, pero cuando la obligación te alcance necesitarás un formato estructurado.
• Fiarse de un «cumplimos la ley» sin papeles. Pide la declaración del fabricante y la documentación de qué formatos exporta.
• Confundir Verifactu con la factura electrónica entre empresas. Son obligaciones distintas, con calendarios distintos.
• Olvidar la conservación. Las facturas se guardan durante años por motivos fiscales y mercantiles; confirma con tu asesor el plazo y el formato en que debes conservarlas.

Qué preguntar a tu proveedor de facturación

• ¿Vuestro programa está adaptado a Verifactu o a TicketBAI, y dónde está la declaración que lo acredita?
• ¿Qué formatos de factura electrónica estructurada genera y recibe?
• ¿Cómo se envían y se reciben las facturas electrónicas de otras empresas?
• ¿Cómo exporto mis datos si algún día cambio de programa?
• ¿Qué coste tiene la actualización y cuándo estará disponible?

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo Verifactu que la factura electrónica obligatoria?

No. Verifactu regula los requisitos del programa con el que emites facturas. La factura electrónica de la Ley Crea y Crece regula el formato en que se intercambian las facturas entre empresas. Pueden afectarte las dos, con plazos distintos.

¿Desde cuándo es obligatorio?

Los plazos se han modificado varias veces y dependen del tamaño de la empresa y del territorio. Consulta el calendario vigente en la web de la AEAT o de tu diputación foral y confírmalo con tu asesor.

¿Me sirve un PDF enviado por correo?

Hoy un PDF es una factura válida entre empresas. Cuando la obligación de factura electrónica estructurada se aplique a tu empresa, tendrás que emitir y recibir las facturas en un formato que un programa pueda leer campo a campo.

¿HorkIA emite facturas electrónicas?

No. Lo que tenemos en funcionamiento es la lectura automática de facturas recibidas de proveedores. Para emitir facturas necesitas un programa de facturación adaptado a la normativa que te corresponda.