Cómo Elegir el Proveedor de IA Adecuado para tu Empresa

Elegir proveedor de IA se parece mucho a elegir cualquier otro proveedor técnico, con una diferencia: es fácil hacer una demostración espectacular y bastante más difícil que el sistema funcione cada día con tus datos reales. Esta guía está pensada para que un gerente sin perfil técnico pueda comparar propuestas y detectar a tiempo las que no van a llegar a producción.

Antes de llamar a nadie: define el problema

El error más caro es contratar «un proyecto de IA» sin saber qué quieres resolver. Antes de la primera reunión, escribe en media página:

• Qué proceso quieres mejorar, contado como se hace hoy, paso a paso.
• Cuántas veces se repite (al día, a la semana o al mes) y cuánto tiempo lleva cada vez, aunque sea una estimación.
• Qué herramientas intervienen: correo, programa de gestión, hojas de cálculo, WhatsApp.
• Qué sería un buen resultado dentro de tres meses, en términos que puedas comprobar.

Con eso, la conversación con cualquier proveedor pasa de la tecnología a tu caso, y podrás comparar respuestas entre sí.

Siete criterios para comparar proveedores

1. Proyectos reales que puedas comprobar

Pide ejemplos de sistemas que estén funcionando en clientes, no prototipos ni capturas. Pregunta qué se midió, cómo y durante cuánto tiempo. Si es posible, habla con algún cliente. Un proveedor serio también te contará qué no salió bien y por qué.

2. Que entienda tu negocio antes de proponer

Si en la primera reunión solo se habla de modelos, plataformas y agentes, mala señal. Un buen proveedor pregunta primero por tu proceso, tus volúmenes y tus excepciones, y a veces concluye que lo que necesitas es una automatización sencilla sin IA. Esa respuesta también es un buen indicador.

3. Un piloto pequeño y medible

Desconfía de los proyectos que necesitan muchos meses antes de enseñar algo útil. Lo razonable es empezar con un piloto acotado, sobre un proceso concreto, con un criterio de éxito acordado por escrito. Si el piloto no convence, has perdido poco.

4. Precio claro desde el principio

Un profesional con experiencia puede darte un rango orientativo en la primera o la segunda conversación. Pide que el presupuesto separe el desarrollo, el mantenimiento mensual y el coste de uso de los modelos de IA, que varía con el volumen. Ese último coste es el que más sorpresas da.

5. Soporte cuando algo falla

Un sistema de IA conectado a tu correo o a tu programa de gestión fallará algún día: cambia una API, llega un documento raro o caduca una credencial. Pregunta quién vigila que funcione, cómo te enteras de un fallo y en cuánto tiempo responden.

6. Tus datos y tus sistemas son tuyos

Los datos tienen que poder salir contigo en un formato estándar. Los flujos, las instrucciones y las configuraciones que se paguen con tu dinero deberían quedar documentados y transferibles. Si el contrato te ata con permanencias largas o con un formato cerrado, valora bien antes de firmar.

7. Protección de datos desde el primer día

Si el proveedor no saca el RGPD por iniciativa propia, sácalo tú. Pregunta dónde se procesan los datos, qué servicios externos intervienen y si firmará un contrato de encargado del tratamiento. Lo desarrollamos en la guía de seguridad y privacidad en IA empresarial.

Cómo leer un presupuesto

Un presupuesto de IA debería dejar claro qué hace el sistema y qué no hace, qué datos toca, quién revisa los casos dudosos y qué pasa cuando el modelo se equivoca. Si solo describe tecnologías («agente con GPT-4o y LangChain») y no el resultado para tu negocio, pide que lo reescriban. Comprueba también si incluye formación para tu equipo y quién se encarga de los cambios pequeños después de la entrega.

Situaciones típicas

La plataforma que lo hace todo

Te enseñan una plataforma con decenas de funciones y una cuota mensual. Puede encajar si tu proceso coincide con lo que la plataforma ya hace. Si hay que adaptarla mucho, compara con una solución hecha a medida sobre herramientas que ya usas.

El freelance de confianza

Suele ser rápido y cercano. Pregunta qué pasa si está de vacaciones o deja el proyecto, y exige documentación y acceso a todo lo que construya.

La gran consultora

Aporta estructura y equipo, pero también más capas y más coste fijo. Para una pyme, comprueba quién va a trabajar de verdad en tu proyecto y cuánta atención le dedicará.

Señales de alarma

• Prometen resultados sin haber visto tus datos ni tu proceso.
• Dan porcentajes de ahorro sin explicar cómo se midieron.
• No preguntan por tu negocio y solo venden paquetes cerrados.
• No mencionan la seguridad ni la protección de datos.
• Proponen bastante más de lo que necesitas para empezar.
• No hay forma de llevarte tus datos si decides cambiar.

Preguntas para la primera reunión

• ¿Qué proyecto parecido al mío tenéis funcionando y qué resultados medisteis?
• ¿Qué parte de mi proceso resolveríais sin IA y por qué?
• ¿Cómo sería un piloto de pocas semanas y cómo sabremos si ha funcionado?
• ¿Qué modelos de IA usaríais, dónde se procesan los datos y qué cuesta su uso mensual?
• ¿Qué ocurre cuando el sistema no está seguro de una respuesta?
• ¿Quién me atiende si algo falla y en qué plazo?

Cómo trabajamos en HorkIA

Hacemos desarrollo web y de software desde 2006 y proyectos con IA desde 2016, desde Getxo. En proyectos reales hemos usado n8n, Python, OpenAI GPT-4 y GPT-4o, LangChain, Vertex AI, Gemini y Groq, conectados a Microsoft 365 y Gmail. La primera reunión y la auditoría inicial son gratuitas.

En nuestras fichas publicamos lo que funciona y lo que no. Por ejemplo, en la lectura automática de facturas recibidas damos la precisión medida sobre 151 facturas reales junto con los errores que se colaron sin aviso, y explicamos qué programas contables no están soportados todavía.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debería durar un primer proyecto de IA?

Depende del proceso, pero un piloto acotado debería enseñar resultados en semanas, no en meses. Si un proveedor no puede proponer un primer paso pequeño, pregunta por qué.

¿Es mejor una herramienta comercial o un desarrollo a medida?

Si una herramienta comercial hace lo que necesitas sin grandes adaptaciones, suele ser más barata y rápida. El desarrollo a medida compensa cuando tu proceso tiene particularidades que ninguna herramienta cubre o cuando necesitas conectar varios sistemas propios.

¿Qué tengo que tener preparado antes de hablar con un proveedor?

Una descripción del proceso que quieres mejorar, una estimación del volumen y del tiempo que lleva, las herramientas que intervienen y una idea de qué resultado considerarías bueno.

¿Cómo sé si el proveedor cumple el RGPD?

Pregunta dónde se procesan los datos, qué terceros intervienen y si firmará un contrato de encargado del tratamiento. Si las respuestas son vagas o no hay contrato, no le confíes datos personales.